Ausencias - Tipos de ausencias - Solicitudes y aprobaciones

Ausencias - Tipos de ausencias - Solicitudes y aprobaciones

Introducción


Ahora, en Bixpe, es posible registrar las ausencias de tus empleados, de tal modo que podrán solicitar ausencias de horas y días, ausencias justificadas o no justificadas, retribuidas o no retribuidas, vacaciones por matrimonio, mudanzas, etc... 
En este artículo, te explicamos al detalle todo lo referente a la creación de los tipos de ausencias, asignación y aprobadores de las mismas, cómo solicitarlas y cómo se gestionan.

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Tipos de Ausencia o Permisos


Al realiza el paso a Premium, el sistema creará unos tipos de ausencia genéricos, que podrá usar, editar o eliminar, según sus necesidades. Puede verlos en la sección Mi Empresa>Ausencias y Permisos del menú.





Crear Tipo de ausencia o permiso desde la web

Para crear un nuevo tipo de ausencia, se debe ir a la sección anteriormente comentada Mi Empresa>Ausencias y permisos y pulsar sobre el botón +Nuevo tipo de ausencia



Ahora, debemos rellenar la configuración que va a tener. A continuación detallamos todas las posibilidades que hay para hacerlo:

-Nombre: Es el nombre que aparecerá en el listado de Tipos de ausencia o permiso, ponga un nombre fácilmente reconocible.

-Descripción: Una breve explicación, si es necesaria, sobre este tipo de ausencia.

-Ausencia retribuida: Aquí marcaremos si este tipo de ausencia es retribuida o no, de tal modo que si marcamos la opción, el empleado deberá devolver esas horas. Si no se marca, contarán como tiempo trabajado.

-Unidad de tiempo para la ausencia: Aquí debemos establecer si este tipo de ausencia será del tipo 'Por horas' o 'Por días' y su duración.

-El empleado puede editar la duración de la solicitud: Si marcamos esta casilla, el empleado podrá modificar la duración preestablecida de la ausencia cuando la solicite, ya sea de días o de horas.

-Las solicitudes se aprobarán cuando sean aprobadas por cualquier aprobador: En este caso, si marcamos la casilla, bastará con que 1 de los aprobadores de ausencias apruebe la solicitud para ser aprobada. De lo contrario, hará falta que todos los aprobadores designados lo hagan.

-Selecciona usuarios que podrán usar esta ausencia: Aquí se elige que empleados tendrán permisos para seleccionar esta ausencia en sus solicitudes. Los empleados que no se incluyan aquí, no podrán solicitar este tipo de ausencia.



Una vez configurada, pulsamos sobre el botón Guardar.

Editar tipo de ausencia o permiso desde la web


Para editar un tipo de ausencia o permiso, hemos de ir a la sección Mi Empresa>Ausencias y permisos, buscar el tipo de ausencia que queremos editar y pulsar sobre el icono del lápiz:




Ahora, podemos editar lo que sea necesario y luego, pulsaremos sobre Guardar.




Eliminar/Deshabilitar tipos de ausencia o permisos en la web


Para eliminar un tipo de ausencia o permiso, hemos de ir a la sección Mi Empresa>Ausencias y permisos, buscar el tipo de ausencia que queremos editar y pulsar sobre el icono de la papelera:




Si ese tipo de ausencia ya ha sido utilizada, no va a permitir eliminarla, por lo que habrá que deshabilitarla pulsando sobre el interruptor de Habilitado/Deshabilitado. Si lo hace, los empleados no podrán escoger este tipo de ausencia:






Asignación de aprobadores de ausencias o permisos.


Hay que definir, para cada empleado, quien o quienes van a ser los aprobadores de sus solicitudes de ausencia. Para ello, debemos hacerlo desde la sección de Empleados en la web y pulsamos sobre el lápiz de edición del empleado en cuestión:

Si no se definen aprobadores, los aprobadores serán los usuarios que tengan rol de Gerente.


Primero pulsamos sobre Empleados>Editar empleado en cuestión:






Una vez en la ficha de Empleado, debemos desplegar el campo de aprobadores para este empleado, elegirlo/s y guardar.




También aquí se pueden asignar o desasignar los tipos de ausencia de cada empleado:




Gestión de solicitudes de ausencias o permisos.


Si somos aprobadores de solicitudes de ausencia de empleados, debemos tramitarlas desde la sección Trámites>Gestionar ausencias.



Una vez aquí, aparecerán las solicitudes Aprobadas/Pendientes/Rechazadas, Retribuidas/No Retribuidas, Justificadas/No Justificadas, en función del filtro que tenga:





Podrá: verlas, aprobarlas, o denegarlas con los botones de la derecha:




Solicitudes con estado Eliminado

Cuando un empleado elimine una solicitud, le aparecerá al aprobador con el estado Eliminada.





En estos casos funciona de tal modo que, al aprobar esta solicitud, ignora el eliminado y pasa a estar aprobada.





Si se rechaza, la solicitud no se eliminará, pasará a estado Denegado




Si se Elimina, se eliminará definitivamente esta solicitud del sistema




Solicitar ausencias o permisos


Si somos aprobadores de empleados, aparte de nuestras propias ausencias podemos solicitar ausencias para los empleados de los que somos aprobadores. Aquí se explican ambos casos:

Solicitar ausencia para mí mismo

Hay que acceder a la sección Trámites>Mis Ausencias





Una vez aquí, pulsar sobre el botón +Nueva solicitud:



Seleccionamos el tipo de ausencia que se quiere solicitar:





Y rellenamos el Nombre y la duración de la ausencia y pulsamos sobre guardar:






Solicitar ausencias o permisos para empleados

Hay que acceder a la sección Trámites>Gestionar ausencias 




Ahora, pulsar sobre el botón de +Solicitud para empleado



Seleccionamos al empleado, y rellenamos la solicitud, pulsamos en Guardar





También es posible realizar las solicitudes de ausencia para empleado desde la sección Calendario en la web pulsando, en el día que se quiera comenzar la ausencia, sobre Solicitar Ausencia: