Mi empresa
Introducción
En Bixpe Control Horario puedes controlar qué tiempo ha usado cada empleado en cada empresa por cliente, proyecto y tarea.
Desde esta sección podemos dar de alta la cuenta cada empleado, clientes y proyectos, así como ajustar el número de licencias a nuestras necesidades. Crear clientes y proyectos no consume ninguna licencia.
Para acceder a esta sección desplegamos el menú y pulsamos sobre "Mi empresa":
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A continuación veremos todas las opciones del menú Mi Empresa en detalle
Empleados
Entendemos por empleados, como todos los usuarios que vayan a utilizar Bixpe Control Horario, independientemente del rol que vayan a desempeñar en la plataforma. En el siguiente enlace, puedes obtener la información completa sobre usuarios:
Clientes
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Alta de clientes
Desde esta sección vamos a dar de alta nuestros clientes, para registrar para quién estás trabajando. Si quieres analizar tu empresa, puedes crearla como cliente para analizar con detalle en proyectos emplean el tiempo tus empleados.
Más tarde, podemos asignar proyectos a cada cliente, para registrar el tiempo empleado en cada proyecto y cliente.
Para crear un cliente pulsamos en el icono "+" en la parte superior izquierda de la pantalla en el teléfono móvil o en el botón CREAR CLIENTE en la pagina web:
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En el nombre de cliente escribiremos el nombre con el que distinguiremos nuestro cliente en la plataforma y pulsaremos en "Guardar" para registrarlo. En la app móvil podemos pulsar en "Guardar y seguir" si queremos registrar más de un cliente.
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Editar y eliminar clientes
Para editar o eliminar un cliente primero lo seleccionamos del listado
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Una vez dentro, podremos modificar el nombre del cliente. Pulsa sobre el nombre, escribe y pulsa en "Guardar" para editar el cliente:
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Para eliminarlo, pulsa sobre el botón "Eliminar":
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NOTA: Para eliminar un cliente, no puede tener ningún proyecto asociado. Elimina antes todos los proyectos del cliente para poder borrar el cliente.
Proyectos
Podemos crear distintos proyectos si realizamos varios tipos de tareas en un mismo cliente. Por ejemplo labores de mantenimiento, páginas web, ventas, etc.
Crear proyecto
Para crear un proyecto debemos haber creado previamente un cliente
Al entrar en la sección de proyectos primero se nos solicitara que seleccionemos el cliente del que queremos ver los proyectos.
Una vez seleccionado, nos aparecerán los proyectos que tiene ese cliente.
La manera de crear más proyectos es pulsando en el icono "+" de la parte superior derecha de la pantalla en el teléfono.
En el caso de la web deberemos pulsar en el botón AÑADIR PROYECTO
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Te aparecerá la siguiente pantalla y has de seguir los siguientes pasos:
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1. Selecciona el cliente al que quieres asignar el nuevo proyecto. Al pulsar sobre este campo aparecerá un listado como éste:
2. Escribe el nombre del proyecto.
3. Pulsa "Guardar" para registrarlo.
4. Si quieres guardar más de un proyecto pulsa en "Guardar y seguir".
Editar y eliminar proyectos
Selecciona primero el cliente al que pertenece el proyecto pulsando sobre el siguiente botón
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Al seleccionar el cliente, aparecerán todos los proyectos disponibles para el cliente:
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Pulsa sobre un proyecto, una vez dentro, pulsa sobre el nombre, escribe y pulsa en "Guardar" para editar el proyecto:
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Pulsa en "Eliminar" para borrar el proyecto.
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NOTA: Se borrarán todos los datos asociados al proyecto
Horarios
Descripción
Existen dos tipos de horarios en Bixpe:
Por hora definida para cada fichaje (Recomendado):
Aquí podrás añadir las horas teóricas de entrada y salida y las pausas para cada día del año y para cada trabajador.
En base a estas horas comparadas con las horas trabajadas, se calcularán las horas extra en los informes que incluyan horas extra
También podrás usar estos horarios para la asistencia al fichaje. Pincha aquí para saber mas sobre la asistencia al fichaje.
Esto podrás hacer con los horarios por hora definida:
- Podrás especificar para cada día las horas de inicio y fin de jornada, y cada pausa.
- Podrás configurar el año entero, solo un mes, una semana o un día, según tus necesidades.
- Podrás asignarlo a uno o más empleados.
- Los empleados con este tipo de horario asignado, pueden disponer de la asistencia al fichaje.
- Se calcularán las horas extra según el horario creado para cada día
Por número de horas semanales
Aquí podrás configurar el número de horas teóricas diarias de lunes a domingo que debe trabajarse en en ese horario.
Sirven para definir las horas ordinarias de los empleados, y en base a eso, calcular las horas extraordinarias que hace cada empleado diariamente y que se mostrarán en los informes.
Esto podrás hacer con los horarios por numero de horas
- Podrás especificar el número de horas que se debe trabajar cada día de la semana.
- Podrás asignarlo a uno o más empleados.
- Se calcularán las horas extra según las horas introducidas cada día.
De ambos tipos de horario puedes crear los horarios que necesites, sin límite.
Cada horario se puede asignar a uno o varios empleados.
Actualmente, sólo se puede acceder a la gestión de horarios desde la pagina web, aunque los horarios aplican a todos los fichajes, se hagan desde donde se hagan.Horarios por hora definida para cada fichaje (Recomendado)
Te recomendamos ver el siguiente video tutorial donde verás de forma general como funcionan los horarios por hora definida en cada fichaje
Para crear un horario, vaya a la sección Mi empresa y seleccione el Botón Gestionar Horarios
Crear nuevo horario por horas definidas para cada fichaje
Para crear un nuevo horario deberás pinchar en el botón NUEVO HORARIO:
En la siguiente opción deberás seleccionar el tipo de horario. En este caso: Horario por horas definidas para cada fichaje.
Una vez seleccionado pulsamos el botón aceptar y empezamos a crear el horario.
En primer lugar deberemos darle un nombre al horario:
Una vez introducido el nombre del horario pulsamos en el botón Guardar Nombre:
Una vez le hayamos dado un nombre a nuestro horario nos aparecerá un calendario con todos los días del año y un selector de años para que podamos crear los horarios de nuestros empleados.
Para intentar simplificar lo máximo posible la creación de calendarios debemos tener en cuenta lo siguiente:
Los días sólo se pueden crear o editar de uno en uno.
Una vez tengas un día creado, puedes copiarlo al resto del año, pudiendo elegir él o los días de la semana a donde lo quiere copiar y el intervalo de días donde lo quieres copiar.
Como crear el horario de un día
Para crear el horario de un día seleccionamos el día y pinchamos en Crear/editar Jornada
Nos aparecerá la pantalla donde podremos añadir la información de la jornada.
Aquí podremos añadir la hora de entrada, de salida y las pausas que debería tener la jornada.
Pulsamos en guardar y ya queda creada la configuración de fichajes para ese día.
Para crear el resto de días, podemos ir haciéndolo día a día o, si la gran mayoría de días son iguales podemos copiar la información de jornada de uno a varios días:
Como copiar la jornada de un día a varios días.
Una vez tengamos al menos un día con un horario, podremos copiarlo a otros días. Para hacerlo deberemos seleccionar el día con el horario que queremos copiar y pulsar en el botón "Copiar Jornada"
Se abrirá la pantalla de copiar jornada y podremos introducir los datos:
Debemos seleccionar el intervalo de tiempo donde queremos que se copie la jornada teórica que acabamos de crear. Por ejemplo, del 1 de enero hasta el 31 de diciembre.
Después seleccionamos cada cuantas semanas se debe copiar y a que días de la semana queremos que se copie. Por ejemplo, cada semana de lunes a viernes ambos incluidos .
Cuando hayamos hecho la selección pincharemos en "copiar":
Una vez guardada la información tendremos todo el año con el horario configurado:
Cómo eliminar horarios de algunos días
Si deseas eliminar el horario de algunos días concretos puedes seleccionarlos y pinchar en "Eliminar Jornada"
Copiar festivos y no laborables de Calendarios Laborales:
Ahora, es posible copiar los festivos y no laborables en los horarios anuales. De este modo, el sistema quitará las posibles jornadas en festivos y no laborables que hayan quedado después de copiar las jornadas.
Para hacerlo sigue estos pasos.
Pulsa sobre 'Asociar Calendarios laborales'
Elige en el selector, el o los calendarios que quieras (es necesario tener Calendarios laborales creados previamente)
Ahora, pulsa sobre las casillas de Aplicar festivos y No Laborables, en función a tus necesidades y pulsa sobre Aplicar:
Aparecerán los festivos y no laborables que tenías en los calendarios laborales seleccionados y sobrescribirán las posibles jornadas que hubiera:
Asignar el horario a los empleados:
Finalmente, para que el horario sea efectivo debemos asignárselo a los empleados que lo vayan a hacer. Para ello pinchamos en "Asignar horario a empleados"
Se mostrará la pantalla de asignación de horarios donde podremos seleccionar que usuarios deberían cumplir este horario:
Podremos seleccionar los usuarios y pulsar en aceptar
NOTA
En la selección de usuario tenemos dos columnas que podemos marcar: Asignar horario y Asistir horario.
Asignar Horario:
Si marcas esta casilla se asignará este horario a este empleado y se le quitará cualquier otro horario que tenga asignado. Se tendrá en cuenta este horario para calcular sus horas extra.
Asistir Horario:
Evita que se le olvide fichar a los empleados.
Si marcas esta casilla se le propondrán al usuario fichajes basados en el horario. El usuario deberá validar siempre todos los fichajes propuestos.
El sistema sólo propondrá fichajes acordes al horario establecido y los días establecidos.
El empleado podrá seguir fichando manualmente, pero si olvida algún fichaje establecido en este horario, el sistema se lo propondrá.
Un horario se puede asignar a todos los empleados que queramos.
Un empleado solo puede tener un horario asignado.
Tenga en cuenta que si modifica un horario, esa modificación le afectara a todos los empleados que tienen asignado el horario.
Puede crear los horarios que necesite. No hay limites.
Si tienes empleados con diferentes horarios puedes crear un horario para cada empleado si lo deseas.
Ejemplo práctico
Veamos un ejemplo ficticio:
Tengo una plantilla de 20 empleados con los siguientes horarios:
10 empleados trabajan de lunes a jueves de 9 a 18:00 con un descanso para comer de 14:00 a 15:00 y los viernes trabajan de 8:00 a 15:00.
5 empleados trabajan en turnos rotativos que cambian semanalmente de tarde a mañana, siendo el de mañana de 7:00 a 15:00 y el de tarde de 14:00 a 22:00
5 empleados trabajan de 8:00 a 15:00 sábados y domingos solamente.
Para este ejemplo, deberemos crear 3 horarios diferentes:
Un horario para los 10 empleados con horario fijo
Un horario para los 5 empleados con turnos rotativos
Un horario para los 5 empleados de fin de semana
Horario para los 10 empleados con horario fijo
Para los 10 empleados que trabajan de lunes a jueves con horario fijo crearemos un horario llamado: HORARIO FIJO .
Para configurar este horario seleccionamos cualquier día de lunes a jueves y creamos el horario pinchando en "Crear/Editar Jornada"
En la siguiente pantalla podremos añadir la información de la jornada. Una vez añadida la información pulsaremos en aceptar:
Al aceptar volveremos a la pantalla del horario y veremos que el día que tiene el horario que acabamos de crear esta resaltado:
Ahora vamos a replicar este horario en todos los días del año de lunes a jueves. Para ello, seleccionamos el día y pinchamos en "Copiar Jornada"
Se abrirá la pantalla de copiar jornada y podremos introducir los datos:
Debemos seleccionar el intervalo de tiempo donde queremos que se copie la jornada teórica que acabamos de crear. Nosotros hemos seleccionado todo el año 2020.
Después seleccionamos cada cuantas semanas se debe copiar y a que días de la semana queremos que se copie. Nosotros hemos seleccionado cada semana de lunes a jueves ambos incluidos ya que el viernes el horario es diferente.
Cuando hayamos hecho la selección pincharemos en "copiar":
Volveremos a la pantalla de horario y ya estará creado el horario de lunes a jueves para todo el año:
Ahora solo falta repetir la operación para el horario de los viernes
Seleccionamos un viernes del año
Creamos el horario de 8:00 a 15:00
Seleccionamos de nuevo el mismo viernes.
Lo copiamos a todos los viernes del año
De esta forma habremos creado el horario completo de todo el año
Finalmente, si queremos eliminar los datos de algún día porque sea festivo podremos hacerlo seleccionando los día y pinchando en Eliminar jornada:
El horario quedará así:
Ahora debemos asignar el horario a los empleados que lo vayan a usar. Para ello pinchamos en Asignar horario a empleados:
Y seleccionamos los empleados que deben cumplir este horario:
NOTA
En la selección de usuario tenemos dos columnas que podemos marcar: Asignar horario y Asistir horario.
Asignar Horario:
Si marcas esta casilla se asignará este horario a este empleado y se le quitará cualquier otro horario que tenga asignado. Se tendrá en cuenta este horario para calcular sus horas extra.
Asistir Horario:
Evita que se le olvide fichar a los empleados.
Si marcas esta casilla se le propondrán al usuario fichajes basados en el horario. El usuario deberá validar siempre todos los fichajes propuestos.
El sistema solo propondrá fichajes acordes al horario establecido y los días establecidos.
El empleado podrá seguir fichando manualmente, pero si olvida algún fichaje establecido en este horario, el sistema se lo propondrá
Horario para los 5 empleados con turno rotativo
Para estos 5 empleados crearemos un horario llamado: Horario por turnos
Después crearemos un día con el horario de uno de los turnos.
Una vez creado, copiaremos ese día a semanas alternas de la siguiente forma:
Seleccionamos el día que acabamos de crear y pinchamos en Copiar jornada:
Ponemos el intervalo de tiempo a donde lo queremos copiar.
Seleccionamos el intervalo semanal con el que lo queremos copiar. Es decir si ponemos 2 semanas, se copiara el horario en una semana si y en la otra no, contando desde el día inicial.
Como los turnos de este horario son rotativos cada semana pondremos que se copie cada 2 semanas.
Finalmente seleccionamos de lunes a viernes y pulsamos en copiar.
El resultado será que ya tenemos configurado uno de los turnos:
Para configurar el otro turno deberemos hacer la misma operación pero empezando a copiar a partir de una semana más tarde.
Finalmente deberemos asignar el horario a los empleados que vayan a tenerlo.
Horario para los 5 empleados de fin de semana.
Para configurar el horario de fin de semana seguiremos los siguientes pasos:
Creamos un horario llamado HORARIO DE FIN DE SEMANA
Seleccionamos un día de fin de semana y creamos la jornada de ese día.
Una vez creado lo seleccionamos y pinchamos en copiar.
Lo copiamos a todo el año seleccionando sólo sábados y domingos.
Finalmente el horario quedaría así:
Ahora sólo queda asignar los empleados al horario y ya esta.
Horarios por número de horas semanales
Crear Horario
Para crear un nuevo horario deberás pinchar en el botón NUEVO HORARIO:
Aparecerá una pantalla donde podrá escribir el nombre del horario y configurar las horas ordinarias teóricas de cada día de la semana.
Una vez pulses en GUARDAR ya esta creado el horario.
Una vez guardado, deberá asignar el horario a los empleados que corresponda:
Al pinchar en asignar empleados le aparecerá una pantalla con el listado de empleados. Deberá seleccionar los empleados que deben cumplir ese horario.
Editar horario
Para modificar un horario ya existente deberá ir a la sección Mi empresa- Horarios y el listado de horarios pinchar en el icono del lápiz:
Eliminar horario
Para eliminar un horario debe ir a la sección Mi empresa- Horarios. En el listado de horarios deberá pinchar en el icono de la papelera para eliminar el horario que desee.
Centros de trabajo
Descripción
Esta sección de trabajo te permitirán configurar uno o mas centros de trabajo para cada uno de tus empleados.
Al crear un nuevo centro de trabajo tendrá que introducir deferentes valores incluido el CIF de la empresa, por lo que si dispone de varias empresas también podría crear diferentes centros de trabajo, uno por cada empresa.
Actualmente, solo se pueden gestionar los centros de trabajo desde la web, aunque se aplicarán a todos los fichajes dando igual desde don de se hagan.
Crear centro de trabajo
Para crear un nuevo centro de trabajo debe ir a la sección Mi empresa - Centros de trabajo y pulsar en Nuevo centro de trabajo
Después deberá rellenar los campos solicitados y pulsar en ACEPTAR:
Una vez creado el centro de trabajo deberemos asignar los empleados a ese centro de trabajo. Para ello en el listado de centros de trabajo deberemos pinchar en el icono de enlazar empleados:
Aquí podrás seleccionar los empleados que quieres asociar al centro de trabajo.
Editar un centro de trabajo
Para editar un centro de trabajo debe ir a la sección Mi Empresa - Centros de trabajo y en el centro de trabajo que desee editar pinchar en el lápiz
Eliminar centro de trabajo
Para eliminar un centro de trabajo debe ir a la sección Mi Empresa - Centros de trabajo y en el centro de trabajo que desee eliminar pinchar en la papelera.
Licencias
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